Perancangan Strategis Sistem Informasi - 11 ( Pengelolaan Strategi Sistem Informasi )

Pengelolaan Strategi Sistem Informasi

Tantangan Pengelolaan TI

1. Perubahan teknologi (TI) semakin cepat. 
2. Aplikasi dan data semakin banyak overload informasi.
3. Perkembangan bisnis yang semakin sadar teknologi. 
4. Perubahan bisnis semakin kompleks dan penuh tantangan (mis: kenaikan harga menuntut efisiensi dsb)

Pengelolaan TI

1. Merupakan Struktur dan Proses.
2. Berupa Aturan dan Kebijakan.
3. Bagian dari kerangka Good Corporate Governance (accountability & transparency) khususnya bidang TI.
4. Memaksimalkan pemanfaatan TI (terutama optimalisasi sumber daya yang tersedia) untuk pencapaian tujuan organisasi.
5. Bentuk tanggungjawab pihak top management thd keselarasan Strategi TI dan Strategi Bisnis.

Fokus Pengelolaan TI

1. Distribusi pengambilan keputusan ==> dalam kerangka pengelolaan TI.
2. Aturan dan prosedur dalam pembuatan serta monitoring kebijakan terkait dengan pengembangan TI pada suatu organisasi.

Apa Saja Yang Akan Dikelola

1. IT infrastructure.
2. IT technical skills.
3. IT development.
4. Cost-effective IT operations.

Kemungkinan Kegagalan Implementasi TI

1. Technical failure
2. Data failure.
3. User failure.
4. Organizational failure.
5. Failure in business environment.

Aset Utama Perusahaan

1. Sumber Daya Manusia
2. Aset Keuangan
3. Aset Fisik
4. Kekayaan Intelektual
5. Aset informasi (termasuk TI)
6. Aset berupa relasi (pelanggan, partner, dll)

Kemampuan Dasar Pengelola TI

1. Berperan sebagai PEMIMPIN
2. Mampu mengelola dan mengalokasikan sumberdaya.
3. Mampu berkomunikasi dengan seluruh lini yang ada.
4. Memiliki sifat sebagai seorang entrepreneur.
5. Mampu berkomunikasi dengan lingkungan luar perusahaan.
6. Mampu memonitor dan mengikuti perkembangan bisnis yang terjadi

By: Unknown On 21:54

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 10 ( IT Sourcing Part 3 )

 IT Sourcing Part 3

Alasan Melakukan Outsourcing

1. Alasan organisasi
2. Alasan perbaikan kinerja
3. Alasan keuangan
4. Alasan penghasilan
5. Alasan biaya
6. Alasan sumber daya manusia

Alasan Tidak Melakukan Outsourcing

1. Ketidakpastian
2. Kurangnya pengawasan
3. Potensi konflik
4. Ketidaksenangan karyawan
5. Alasan finansial

Tujuan & Risiko Outsourching  

 

 

Jenis-Jenis Outsourching

• Contracting

Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.

• Outsourcing

Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.

• In Sourcing

Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.

• Co-Sourcing

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

• Benefit-based-relationship

Hubungan outsourcing dimana sejak semula kedua belah pihak mengadakan investasi bersama dengan pembagian pekerjaan tertentu. Dengan demikian masing-masing pihak akan saling mendukung dan saling tergantung. Pembagian keuntungan telah dibicarakan pada saat awal kesepakatan kerjasama.

By: Unknown On 19:54

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 9 ( IT Sourcing Part 2 )

IT Sourcing Part 2

Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing

1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok
   terkait.
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

Tahapan IT Sourching

 

Perencanaan

1. Penilaian Resiko (Resiko yg berlaku untuk semua proyek)
2. Dukungan Manajemen (Secara strategis menjelaskan tujuan outsource secara umum)
3. Pemberitahuan Rencana Kepada Karyawan
4. Pemilihan Pimpinan Proyek
5. Pemilihan Anggota Tim
6. Memilih Konsultan Luar

b. Pemilihan Strategi

1. Memilih struktur organisasi
2. Menentukan kompetensi utama
3. Restrukturisasi
4. Pemaduan Outsourcing dan Strategi

c. Analisis Biaya

1. Menentukan kelompok biaya yang paling signifikan
2. Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sebelum outsourcing
3. Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sesudah outsourcing
4. Melakukan analisis

d. Pemilihan Pemberi Jasa

1. Sumber pemberi jasa
2. Kualifikasi pemberi jasa
3. Pemilihan pemberi jasa

e. Tahapan Negosiasi

1. Hal-hal yang dinegosiasikan
2. Negosiasi menurut prinsip
3. Perencanaan negosiasi
4. Negosiasi tatap muka
5. Prinsip-prinsip keadilan
6. Pembuatan kontrak

f. Pengelolaan Hubungan

1. Memonitor kinerja
2. Cara monitoring (rapat berkala, laporan berkala, kunjungan di lapangan, melakukan audit kombinasi metode yg ada)
3. Alat monitoring
4. Memecahkan masalah yang muncul (masalah muncul dari: Orang, Proses dan Teknologi)

 

By: Unknown On 19:51

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 8 ( IT Sourcing Part 1 )

 IT Sourcing Part 1

Mengapa Outsourcing ???

1. Meningkatkan fokus perusahaan.
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering.
4. Membagi resiko.
5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
6. Memungkinkan tersedianya dana kapital/modal.
7. Menciptakan dana segar.
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.

Pengertian Outsourcing
Usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan
pekerjaan yang diinginkan.
“The transfer to a third party of the continuous management responsibility for
the provision of a service governed by a level agreement”
(Shreeveport Management Consultancy)
Potensi keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih fleksibel untuk melakukan core activity-nya.

Sebelum Melakukan Outsourcing

1. Bagaimana kerja standar untuk industri tertentu telah berubah dalam arti mutu, kecepatan dan tingkat pelayanan?
2. Bagaimana benchmark kinerja dari perusahaan skala dunia?
3. Bagaimana hasil kinerja perusahaan sendiri?
4. Berapa biaya aktivitas yang dilakukan sendiri tersebut?
5. Berapa biaya ketika aktivitas yang dimaksud di-outsource-kan?
6. Apakah kinerja sendiri dapat diperbaiki secara berarti dengan mengacu pada benchmark tanpa melakukan outsource?
7. Apakah volume pekerjaan cukup untuk mengembangkan perbaikan secara radikal dengan cukup ekonomis?
8. Untuk kegiatan yang sama, apakah perusahaan kompetitor melakukan outsourcing?

Penting Untuk Diperhatikan

1. Aktivitas apa yang akan di-outsource-kan?
2. Bagian dari aktivitas mana yang akan di-outsource-kan?
3. Apakah akan di-outsource-kan sekaligus untuk jangka waktu yang lama?
4. Apakah dicoba dahulu di-outsource-kan untuk jangka waktu tertentu saja?
5. Kepada siapa akan di-outsource-kan?
6. Bagaimana memilih mitra outsource?
7. Bagaimana bentuk outsource-nya?

By: Unknown On 19:48

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 7 (Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi)

Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya

By: Unknown On 19:26

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 6 ( Goals dan Objective dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi )

 Goals dan Objective dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Rencana harus dimulai dengan sebuah tinjauan  atau pernyataan pasti tentang goals dan objectives selama periode waktu perencanaan (biasanya dua hingga lima tahun). Goals dan objectives dari sistem informasi harus dibedakan dengan tujuan strategis dari organisasi. Contohnya, jika CQI merupakan sebuah prioritas utama dari organisasi, dan selanjutnya tujuan ini harus direfleksikan untuk prioritas pengembangan sistem informasi- dengan perhatian biasa yang diberikan untuk rekam medis; clinical protocols; pelaporan kecelakaan; ukuran pasien, tenaga medis dan kepuasan karyawan. Jika diversifikasi dan ekspansi dasar pelayanan pasar merupakan tujuan strategis, sehingga sistem informasi harus berfokus pada penggunaan analisis dan peramalan, analisis perubahan dalam gambaran demografik dari pasar, dan analisis kebutuhan sumber daya untuk pengembangan pelayanan. Jika sebuah Puskesmas telah menentukan prioritas dalam ekspansi upaya pelayanan ambulatori tetapi prioritas sistem informasi berlanjut untuk fokus pada pelayanan rawat inap, sehingga organisasi memiliki masalah serius dalam ketidaksesuaian tujuan.
            Dalam tinjauan klasik artikel Havard Business Review, Rockart (1979) memaparkan bahwa faktor kritikal keberhasilan (CSF) harusnya digunakan dalam mendefinisikan kebutuhan informasi dan tujuan sistem informasi selama proses perencanaan. Eksekutif atas perlu untuk mendefinisikan kebutuhan ini tetap sering sulit menggambarkan kebutuhan mereka terhadap manajemen informasi. Dengan mengkhususkan area kritis dimana sesuatu harus berjalan sesuai dengan organisasi hingga tumbuh, eksekutif harus mengawal tim perencanaan sistem informasi dalam menentukan kebutuhan informasi dan menentukan prioritas untuk pengembangan sistem.
            Tujuan dari sistem informasi seharusnya lebih spesifik dan melalui sebuah kajian terhadapa prioritas strategik sebaik analisis defisiensi dan kesenjangan antara proses informasi yang terbaru. Mencegah pernyataan umum dari sebuah tujuan seperti “Sistem informasi untuk kota metropolitan harus didesain untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan menambah efisiensi dari operasional sistem”. Pernyataan seperti itu merupakan sebuah pernyataan yang self evident dan tidak fungsional sejauh perencanaan dilaksanakan. Lebih dari itu, sebuah list mendetail tentang tujuan seharusnya dibuat yang dilengkapi dengan target spesifik yang berorientasi kemajuan masa depan serta yang dapat diukur dan dapat dievaluasi sistemnya. Contoh dari beberapa tujuan strategis antara lain :

1. Sistem informasi harus didesain sehingga seluruh rekaman dari file indeks pasien  tersedia secara online bagi selutuh tenaga medis yang ada dalam perencanaan.
2. Sistem informasi harusnya didesain sehingga diagnosis hasil pemeriksaan tersedia dalam dua jam setelah tes selesai dilakukan.
3. Sistem informasi harus didesain sehingga informasi dari aktivitas diagnostik pasien rawat jalan dan rawat inap dikumpulkan menjadi satu basis data sehingga manajemen dapat melihat share dari sistem informasi terhadap seluruh area pasar dan dapat dimanfaatkan menjadi data pemasaran.

By: Unknown On 19:19

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 5 (Permasalahan Penerapan IS/IT)

Permasalahan Penerapan IS/IT

Permasalahan Penerapan IS/IT

¡  Paradoks Produktifitas

¡  Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi

Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi

1.      Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas

Produktivitas à pembandingan output dengan input

Outputà pengukurannya sangat relatif sifatnya

Input à pemakaian TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.

2.      Tingginya Alokasi IT

Kurang adil jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan

Contoh kasus :

      Pengadaan investasi mesin ATM

      meningkatkan produktivitas pelayanan pada pelanggan dibandingkan dengan petugas teller

      Manfaat sistemik yang ada adalah:

q  mempercepat transfer antar rekening

q  mengurangi biaya komunikasi dan transaksi

q  meningkatkan rasa aman pelanggan

q  kepuasan nasabah

3.      Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya

Penggunaan sebuah aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di dalamnya

Karena produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

By: Unknown On 19:15

Continue Reading