Perancangan Strategis Sistem Informasi - 14 ( Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi)

Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

1 SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya

By: Unknown On 22:44

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 13 (Expert Analyst)

Expert Analyst 

Analis dianggap mampu menjadi Expert ketika keahliannya bisa menghasilkan dampak yang amat signifikan terhadap keseluruhan organisasi. Ini bisa dicapai melalui kemampuan kreatif yang sangat tinggi atau kemampuan menciptakan sistem kerja baru. Dengan kemampuan kreatif, dia memiliki visi dan dapat menciptakan produk-produk unggulan, sedangkan kemampuan menyusun sistem kerja akan meningkatkan produktitas kerja keseluruhan perusahaan. Analis yang ada di posisi ini biasanya menjadi VP Product Development atau CTO. Kompetensi yang dibutuhkan:

1.      Kompetensi Fungsional:

o   Design Review,

o   Sector Specialization: Finance, Manufacturing, Minning.(Tujuan dari spesialisasi adalah memperdalam pemahaman bisnis analis, sehingga mampu memberikan solusi bisnis ketimbang hanya dari sisi teknis)

o   Mengukur manfaat finansial implementasi IT (secara kuatitatif)

o   Memahami keterkaitan antara sistem IT dan keseluruhan organisasi

o   Common Business Domain: Accounting Process, Mediation Process,

o   Basic Business Domain: Supply-Chain, Compliance Membuat WBS dan estimasi pelaksanaan pekerjaan

o   Mengelola Change Request

2.      Kompetensi Inti dan Manejerial:

o   Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Teamwork (High), Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Customer Service Orientation (High)

o   Peningkatan Level: Organization Awareness (High), Directiveness (High), Impact and Influence (High), Self Control (High).

o   Flexibility (Med): Mampu bekerja secara efektif dengan berbagai jenis rekan/kelompok, mampu menghargai perbedaan, pandangan, dan pertentangan atas suatu isu.

  Dalam prakteknya, banyak sekali analis yang melanjutkan karirnya di bidang manajemen, terutama sebagai project manager. Ini wajar, karena kompetensi dasar Project Manager serupa dengan kompetensi dasar Analis.

By: Unknown On 22:17

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 12 ( Persamaan perencanaan strategis SI/TI organisasi pemerintah dan perusahaan)

Persamaan perencanaan strategis SI/TI

Persamaan perencanaan strategis SI/TI antara organisasi pemerintah dan perusahaan, sebagai berikut :

a.      Perencanaan strategis SI/TI keduanya disusun untuk pelaksanaan proses bisnis pemerintahan maupun perusahaan yang lebih efisien, seperti efisiensi birokrasi, administrasi, dan koordinasi antar tingkatan manajemen maupun antar pejabat dengan pegawai/bawahan dan masyarakatnya.

b. Perencanaan strategis SI/TI keduanya disusun untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum, sehingga keterbukaan (transparansi) hubungan yang diharapkan antara ketiga pihak menjadi lebih baik.

c.     Perencanaan strategis SI/TI keduanya disusun untuk optimalisasi terhadap pelayanan publik (pemerintah) dan konsumen (perusahaan) yang lebih baik, sehingga pelayanan informasi yang dibutuhkan masyarakat secara online dapat disediakan.

d.   Perencanaan strategis SI/TI keduanya disusun untuk meningkatkan pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh, sehingga dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya terhadap pelayanan publik yang disediakan (pemerintah) maupun produk yang akan dibeli (perusahaan).

Perbedaan perencanaan strategis SI/TI antara organisasi pemerintah dan perusahaan, sebagai berikut :

a.     Perencanaan strategis SI/TI dari sisi perencanaan dan pengembangan SI/TI pada lingkungan pemerintah cendrung tidak memiliki master plan/blue print yang jelas untuk jangka panjang, sedangkan pada perusahaan program kerja perencanaan dan pengembangan SI/TI jangka panjang jelas dan tertata rapi.

b.      Perencanaan strategis SI/TI dari sisi SDM, pada lingkungan pemerintah sebagian besar SDM yang dimiliki berasal dari seleksi penerimaan pegawai dengan latar belakang pendidikan maupun tingkat profesionalitas yang tidak sesuai dengan bidang SI/TI yang dikelola, namun berbanding terbalik dengan perusahaan yang selektif dalam pemerimaan karyawan yang sesuai dengan profesionalitas bidang SI/TI yang dikelola karena keberlanjutan perusahaan terletak ditangan karyawan-karyawan yang profesional di bidangnya (right man in the right place).

c.     Perencanaan strategis SI/TI pada Pemerintah cenderung statis dalam pengembangan kerangka perencanaan SI/TI karena dipengaruhi oleh kebijakan dan masa kepemimpinan oleh pejabat tertentu sedangkan pada Perusahaan sangat fleksibel dan dinamis karena berpacu dengan persaingan bisnis yang sangat tinggi antar perusahaan.

d.      Perencanaan strategis SI/TI dari sisi sumber dana (anggaran) pada lingkungan sangat terbatas untuk bisa melakukan pengembangan SI/TI karena dibatasi oleh pagu anggaran yang ditetapkan setiap tahun dan peraturan (eksternal) yang mengikat tentang penggunaan anggaran, sedangkan pada perusahaan dalam pelaksanaan proyek pengembangan SI/TI untuk kemajuan perusahaan dana/anggaran akan selalu tersedia dan fleksibel (hanya tergantung peraturan internal perusahaan).

By: Unknown On 22:11

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 11 ( Pengelolaan Strategi Sistem Informasi )

Pengelolaan Strategi Sistem Informasi

Tantangan Pengelolaan TI

1. Perubahan teknologi (TI) semakin cepat. 
2. Aplikasi dan data semakin banyak overload informasi.
3. Perkembangan bisnis yang semakin sadar teknologi. 
4. Perubahan bisnis semakin kompleks dan penuh tantangan (mis: kenaikan harga menuntut efisiensi dsb)

Pengelolaan TI

1. Merupakan Struktur dan Proses.
2. Berupa Aturan dan Kebijakan.
3. Bagian dari kerangka Good Corporate Governance (accountability & transparency) khususnya bidang TI.
4. Memaksimalkan pemanfaatan TI (terutama optimalisasi sumber daya yang tersedia) untuk pencapaian tujuan organisasi.
5. Bentuk tanggungjawab pihak top management thd keselarasan Strategi TI dan Strategi Bisnis.

Fokus Pengelolaan TI

1. Distribusi pengambilan keputusan ==> dalam kerangka pengelolaan TI.
2. Aturan dan prosedur dalam pembuatan serta monitoring kebijakan terkait dengan pengembangan TI pada suatu organisasi.

Apa Saja Yang Akan Dikelola

1. IT infrastructure.
2. IT technical skills.
3. IT development.
4. Cost-effective IT operations.

Kemungkinan Kegagalan Implementasi TI

1. Technical failure
2. Data failure.
3. User failure.
4. Organizational failure.
5. Failure in business environment.

Aset Utama Perusahaan

1. Sumber Daya Manusia
2. Aset Keuangan
3. Aset Fisik
4. Kekayaan Intelektual
5. Aset informasi (termasuk TI)
6. Aset berupa relasi (pelanggan, partner, dll)

Kemampuan Dasar Pengelola TI

1. Berperan sebagai PEMIMPIN
2. Mampu mengelola dan mengalokasikan sumberdaya.
3. Mampu berkomunikasi dengan seluruh lini yang ada.
4. Memiliki sifat sebagai seorang entrepreneur.
5. Mampu berkomunikasi dengan lingkungan luar perusahaan.
6. Mampu memonitor dan mengikuti perkembangan bisnis yang terjadi

By: Unknown On 21:54

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 10 ( IT Sourcing Part 3 )

 IT Sourcing Part 3

Alasan Melakukan Outsourcing

1. Alasan organisasi
2. Alasan perbaikan kinerja
3. Alasan keuangan
4. Alasan penghasilan
5. Alasan biaya
6. Alasan sumber daya manusia

Alasan Tidak Melakukan Outsourcing

1. Ketidakpastian
2. Kurangnya pengawasan
3. Potensi konflik
4. Ketidaksenangan karyawan
5. Alasan finansial

Tujuan & Risiko Outsourching  

 

 

Jenis-Jenis Outsourching

• Contracting

Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.

• Outsourcing

Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.

• In Sourcing

Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.

• Co-Sourcing

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

• Benefit-based-relationship

Hubungan outsourcing dimana sejak semula kedua belah pihak mengadakan investasi bersama dengan pembagian pekerjaan tertentu. Dengan demikian masing-masing pihak akan saling mendukung dan saling tergantung. Pembagian keuntungan telah dibicarakan pada saat awal kesepakatan kerjasama.

By: Unknown On 19:54

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 9 ( IT Sourcing Part 2 )

IT Sourcing Part 2

Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing

1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok
   terkait.
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

Tahapan IT Sourching

 

Perencanaan

1. Penilaian Resiko (Resiko yg berlaku untuk semua proyek)
2. Dukungan Manajemen (Secara strategis menjelaskan tujuan outsource secara umum)
3. Pemberitahuan Rencana Kepada Karyawan
4. Pemilihan Pimpinan Proyek
5. Pemilihan Anggota Tim
6. Memilih Konsultan Luar

b. Pemilihan Strategi

1. Memilih struktur organisasi
2. Menentukan kompetensi utama
3. Restrukturisasi
4. Pemaduan Outsourcing dan Strategi

c. Analisis Biaya

1. Menentukan kelompok biaya yang paling signifikan
2. Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sebelum outsourcing
3. Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sesudah outsourcing
4. Melakukan analisis

d. Pemilihan Pemberi Jasa

1. Sumber pemberi jasa
2. Kualifikasi pemberi jasa
3. Pemilihan pemberi jasa

e. Tahapan Negosiasi

1. Hal-hal yang dinegosiasikan
2. Negosiasi menurut prinsip
3. Perencanaan negosiasi
4. Negosiasi tatap muka
5. Prinsip-prinsip keadilan
6. Pembuatan kontrak

f. Pengelolaan Hubungan

1. Memonitor kinerja
2. Cara monitoring (rapat berkala, laporan berkala, kunjungan di lapangan, melakukan audit kombinasi metode yg ada)
3. Alat monitoring
4. Memecahkan masalah yang muncul (masalah muncul dari: Orang, Proses dan Teknologi)

 

By: Unknown On 19:51

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 8 ( IT Sourcing Part 1 )

 IT Sourcing Part 1

Mengapa Outsourcing ???

1. Meningkatkan fokus perusahaan.
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering.
4. Membagi resiko.
5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
6. Memungkinkan tersedianya dana kapital/modal.
7. Menciptakan dana segar.
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.

Pengertian Outsourcing
Usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan
pekerjaan yang diinginkan.
“The transfer to a third party of the continuous management responsibility for
the provision of a service governed by a level agreement”
(Shreeveport Management Consultancy)
Potensi keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih fleksibel untuk melakukan core activity-nya.

Sebelum Melakukan Outsourcing

1. Bagaimana kerja standar untuk industri tertentu telah berubah dalam arti mutu, kecepatan dan tingkat pelayanan?
2. Bagaimana benchmark kinerja dari perusahaan skala dunia?
3. Bagaimana hasil kinerja perusahaan sendiri?
4. Berapa biaya aktivitas yang dilakukan sendiri tersebut?
5. Berapa biaya ketika aktivitas yang dimaksud di-outsource-kan?
6. Apakah kinerja sendiri dapat diperbaiki secara berarti dengan mengacu pada benchmark tanpa melakukan outsource?
7. Apakah volume pekerjaan cukup untuk mengembangkan perbaikan secara radikal dengan cukup ekonomis?
8. Untuk kegiatan yang sama, apakah perusahaan kompetitor melakukan outsourcing?

Penting Untuk Diperhatikan

1. Aktivitas apa yang akan di-outsource-kan?
2. Bagian dari aktivitas mana yang akan di-outsource-kan?
3. Apakah akan di-outsource-kan sekaligus untuk jangka waktu yang lama?
4. Apakah dicoba dahulu di-outsource-kan untuk jangka waktu tertentu saja?
5. Kepada siapa akan di-outsource-kan?
6. Bagaimana memilih mitra outsource?
7. Bagaimana bentuk outsource-nya?

By: Unknown On 19:48

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 7 (Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi)

Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.  SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya

By: Unknown On 19:26

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 6 ( Goals dan Objective dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi )

 Goals dan Objective dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Rencana harus dimulai dengan sebuah tinjauan  atau pernyataan pasti tentang goals dan objectives selama periode waktu perencanaan (biasanya dua hingga lima tahun). Goals dan objectives dari sistem informasi harus dibedakan dengan tujuan strategis dari organisasi. Contohnya, jika CQI merupakan sebuah prioritas utama dari organisasi, dan selanjutnya tujuan ini harus direfleksikan untuk prioritas pengembangan sistem informasi- dengan perhatian biasa yang diberikan untuk rekam medis; clinical protocols; pelaporan kecelakaan; ukuran pasien, tenaga medis dan kepuasan karyawan. Jika diversifikasi dan ekspansi dasar pelayanan pasar merupakan tujuan strategis, sehingga sistem informasi harus berfokus pada penggunaan analisis dan peramalan, analisis perubahan dalam gambaran demografik dari pasar, dan analisis kebutuhan sumber daya untuk pengembangan pelayanan. Jika sebuah Puskesmas telah menentukan prioritas dalam ekspansi upaya pelayanan ambulatori tetapi prioritas sistem informasi berlanjut untuk fokus pada pelayanan rawat inap, sehingga organisasi memiliki masalah serius dalam ketidaksesuaian tujuan.
            Dalam tinjauan klasik artikel Havard Business Review, Rockart (1979) memaparkan bahwa faktor kritikal keberhasilan (CSF) harusnya digunakan dalam mendefinisikan kebutuhan informasi dan tujuan sistem informasi selama proses perencanaan. Eksekutif atas perlu untuk mendefinisikan kebutuhan ini tetap sering sulit menggambarkan kebutuhan mereka terhadap manajemen informasi. Dengan mengkhususkan area kritis dimana sesuatu harus berjalan sesuai dengan organisasi hingga tumbuh, eksekutif harus mengawal tim perencanaan sistem informasi dalam menentukan kebutuhan informasi dan menentukan prioritas untuk pengembangan sistem.
            Tujuan dari sistem informasi seharusnya lebih spesifik dan melalui sebuah kajian terhadapa prioritas strategik sebaik analisis defisiensi dan kesenjangan antara proses informasi yang terbaru. Mencegah pernyataan umum dari sebuah tujuan seperti “Sistem informasi untuk kota metropolitan harus didesain untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan menambah efisiensi dari operasional sistem”. Pernyataan seperti itu merupakan sebuah pernyataan yang self evident dan tidak fungsional sejauh perencanaan dilaksanakan. Lebih dari itu, sebuah list mendetail tentang tujuan seharusnya dibuat yang dilengkapi dengan target spesifik yang berorientasi kemajuan masa depan serta yang dapat diukur dan dapat dievaluasi sistemnya. Contoh dari beberapa tujuan strategis antara lain :

1. Sistem informasi harus didesain sehingga seluruh rekaman dari file indeks pasien  tersedia secara online bagi selutuh tenaga medis yang ada dalam perencanaan.
2. Sistem informasi harusnya didesain sehingga diagnosis hasil pemeriksaan tersedia dalam dua jam setelah tes selesai dilakukan.
3. Sistem informasi harus didesain sehingga informasi dari aktivitas diagnostik pasien rawat jalan dan rawat inap dikumpulkan menjadi satu basis data sehingga manajemen dapat melihat share dari sistem informasi terhadap seluruh area pasar dan dapat dimanfaatkan menjadi data pemasaran.

By: Unknown On 19:19

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 5 (Permasalahan Penerapan IS/IT)

Permasalahan Penerapan IS/IT

Permasalahan Penerapan IS/IT

¡  Paradoks Produktifitas

¡  Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi

Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi

1.      Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas

Produktivitas à pembandingan output dengan input

Outputà pengukurannya sangat relatif sifatnya

Input à pemakaian TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.

2.      Tingginya Alokasi IT

Kurang adil jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan

Contoh kasus :

      Pengadaan investasi mesin ATM

      meningkatkan produktivitas pelayanan pada pelanggan dibandingkan dengan petugas teller

      Manfaat sistemik yang ada adalah:

q  mempercepat transfer antar rekening

q  mengurangi biaya komunikasi dan transaksi

q  meningkatkan rasa aman pelanggan

q  kepuasan nasabah

3.      Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya

Penggunaan sebuah aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di dalamnya

Karena produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

By: Unknown On 19:15

Continue Reading

Perancangan Strategis Sistem Informasi - 4 (Perencanaan dan Perencanaan Strategis)

Perencanaan dan Perencanaan Strategis

v  PERENCANAAN

 “Fungsi dasar manajemen yang melibatkan formulasi / pembentukan satu atau lebih rencana yang detil untuk dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan secara optimal serta menggunakan sumber daya yang ada.” ((BusinessDictionary.com, 2013))

       Dalam perencanaan ada langkah – langkah yang esensial atau sangat dasar untuk diperlukan agar suatu rencana dapat tersusun dan akhirnya berjalan sesuai harapan :

·         Mengidentifikasi tujuan atau sasaran dari dibentuknya rencana itu,

·         Membentuk STRATEGI untuk mencapai tujuan atau sasaran,

·         Menyusun atau membentuk sarana yang digunakan untuk mencapai sasaran,

·         Implementasi, pengarahan serta pengawasan terhadap semua langkah – langkah yang telah disusun agar berjalan sesuai tahapan dan harapan yang telah dibentuk saat pembentukan rencana.

v  PERENCANAAN STRATEGIS

”Perencanaan strategis adalah sebuah proses dalam organisasi di mana bertujuan untuk mendefinisikan strategi, arahan dan membuat keputusan tentang alokasi sumber daya untuk mengejar strategi.” (Wikipedia, 2013)

           Perencanaan strategis adalah perwujudan strategi yang disusun dalam rencana di mana di dalamnya terdapat bagaimana strategi , arahan dan pembuatan keputusan sehingga dapat mewujudkan strategi dan terciptanya manajemen yang baik dalam berjalannya proses. Perencanaan strategis bukanlah suatu hal yang kaku, namun lebih ke pengarah bagaimana organisasi nanti akan bekerja. Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah :

·         Mendasarkan proses perencanaan strategis  anda pada pemahaman yang nyata dari lingkungan luar.

·         Gunakan hasil kerja anda untuk memperluas pemahaman anda tentang lingkungan eksternal dan kapasitas anda sendiri, kekuatan dan kelemahan diri kita.

Teknologi informasi dan sistem informasi 

v  TEKNOLOGI INFORMAS

“Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.” (William & Sawyer, 2003)

“Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar.” (Oxford Dictionary - Terjemahan, 1995)

Kesimpulannya, teknologi Informasi adalah istilah untuk teknologi yang mencakup pembuatan, penyimpanan, pertukaran, penggunaan informasi. Teknologi informasi menggabungkan komputasi dan komunikasi sehingga penyampaian informasi menjadi lebih cepat. Lalu, sistem informasi itu apa sama dengan teknologi informasi ?

v  SISTEM INFORMASI

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.”(Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005:36)

 “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai” Lani Sidharta (1995: 11)

               Sistem informasi adalah sistem yang dibentuk dan digunakan dalam suatu organisasi maupun perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data hingga akhirnya dapat mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi. Teknologi informasi adalah teknologi yang berkaitan dengan informasi baik itu pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi. Baik hardware maupun software. Sedangkan sistem informasi adalah sistem yang memang dirancang untuk melakukan pengumpulan, penyimpanan serta pengolahan data sehingga nantinya dapat berguna dalam pelaporan informasi – informasi untuk pihak manajemen atas dan menjadi dasar pertimbangan suatu keputusan. Sistem informasi membutuhkan teknologi informasi dalam pembentukan sistemnya sehingga dapat menerapkannya pada proses bisnis yang ada sehingga tujuan perusahaan menjadi dalam pencapaiannya akan lebih efektif.

Perencanaan strategis sistem informasi

         Menyimpulkan definisi dari perencanaan strategi dan sistem informasi, maka perencanaan strategis sistem informasi dapat diartikan sebagai :

”Rancangan sistem secara strategis di mana di dalamnya berisi bagaimana nantinya sistem dapat membantu kegiatan bisnis perusahaan sehingga dapat sesuai strategi.”

         Manfaat perencanaan strategis informasi bagi suatu organisasi adalah terciptanya sistem informasi yang strategis sehingga dapat menyebabkan :

·         Daya saing lebih kuat

·         Pencapaian tujuan organisasi lebih efektif

·         Memberi nilai tambah tersendiri

·         Pemahaman kondisi persaingan menjadi lebih dalam sehingga paham bagaimana harus bersaing

·         Pentingnya perencanaan strategis sistem informasi jelas yang paling utama adalah terciptanya sistem sehingga dapat mendukung proses yang ada dalam organisasi. Organisasi mengendalikan bisnis, teknologi informasi yang menjadi sarana nya.

                Sistem informasi lebih fokus ke bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan penerapan teknologi informasi pada proses bisnisnya. Jika diamati lebih dalam, sebenarnya sistem informasi merupakan irisan dari teknologi informasi dan bisnis. Sistem informasi menganalisa semua kebutuhan perusahaan akan teknologi informasi. Semua kebutuhan tersebut akhirnya dirancang dalam bentuk rencana strategis dan diimplementasikan. Ketika infrastruktur teknologi informasinya terbentuk dan siap melayani kebutuhan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan maka bisa dibilang perencanaan berjalan sesuai rencana. Itulah hubungan timbal balik antara sistem informasi dan teknologi informasi.

           Tanpa perencanaan yang tepat, penerapan teknologi informasi dalam organiasasi akan tidak sesuai harapan. Hal – hal yang mungkin terjadi :

·         Investasi teknologi informasi tidak mendukung sasaran bisnis yang menyebabkan tidak terkontrolnya sarana teknologi informasi yang ada.

·         Sistem yang tidak terintegrasi rawan terjadi kehilangan data.

·         Penurunan produktivitas akibat perusahaan tifak menentukan prioritas proyek teknologi informasinya

·         Manajemen informasi yang tidak akurat

·         Strategi teknologi informasi / sistem informasi tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

·         Proyek SI / TI hanya dipandang dari segi keuangan saja sehingga dianggap boros dan investasi yang berlebihan saja.

Evolusi sistem informasi dan teknologi informasi

                Di era data processing, sistem informasi lebih diutamanakan untuk melakukan kegiatan operasional dengan mengotomatisasi kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang dipakai. Sedangkan pada masa management information system, sistem informasi digunakan untuk meningkatkan manajemen dengan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang nantinya digunakan untuk pengambilan keputusan.

                Dewasa ini kita telah memasuki era strategic information system, di mana sistem informasi digunakan untuk meningkatkan persaingan dengan melakukan pengembangan strategi yang dipakai pada suatu sistem informasi perusahaan yang nantinya akan dipakai oleh perusahaan tersebut. Di era yang mana persaingan menjadi semakin lebih ketat ini maka diperlukan penyusunan rencana strategis SI / TI. Teknologi informasi bukan sekedar menjadi sarana pengayaan atau gengsi saja, tapi menjadi salah satu komponen penting yang akan mendukung proses bisnis. Tanpa penyusunan strategis yang tepat, maka peluang perusahaan akan mengalami salah ambil langkah akan menjadi petaka dan penyebab kalah bersaing.

Refrensi :

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2010-1-00737-SI-Bab%202.pdf

By: Unknown On 19:13

Continue Reading